Dúvidas
Frequentes (FAQ)
01. Porque terceirizar a Guarda de Documentos?
Muitas empresas não possuem espaço físico suficiente
ou adequado para o armazenamento dos arquivos inativos, nem profissionais
qualificados para gerenciar. A Archivum fornece diversas soluções
na área de Gerenciamento de Documentos, proporcionando praticidade,
controle, comodidade e eficiência na gestão documental.
02.
Porque preciso guardar os documentos?
Segundo a Legislação vigente, existe uma tabela de temporalidade
para todos os tipos de documentos. As fiscalizações podem
ocorrer em âmbito Federal, Estadual ou Municipal e a empresa está
obrigada (por lei) a apresentar os documentos quando exigidos pelo Fiscal
ou Juiz. Portanto, para evitar qualquer tipo de problema como a duplicidade
de pagamento, indenizações indevidas, multas e outros, é
conveniente que a empresa mantenha o seu acervo em boas condições,
de maneira organizada e com fácil acesso às informações
que necessita.
03.
Qual a localização da Archivum?
Os armazéns da Archivum estão localizados em áreas
estratégicas. Em São Paulo, está próximo ao
RodoAnel e, em Campinas, próximo ao Shopping Dom Pedro. Como características
de segurança, estão livres da ação de enchentes,
longe de Torres de Alta Tensão e fora da “Rota de Aeronaves”.
04.
Em caso de incêndio, existe equipamentos especializados para o combate?
Possuimos total segurança para prevenção e combate
de incêndio. Nossos equipamentos (Hidrantes, Alarmes, Extintores,
Detector de Fumaça, entre outros) são checados e avaliados
periodicamente. Além disso, possuímos Brigada de Incêndio
e Treinamento contínuo.
05.
Quais são os outros itens de Segurança?
Os armazéns da Archivum possuem cerca de 15.500 m2 de área
exclusiva para armazenagem. As instalações foram desenvolvidas
objetivando a máxima segurança de acesso e proteção
aos documentos, possuindo Vigilância 24 horas (monitoramento Siemens);
Caixa d'água com bomba de alta pressão (interligada exclusivamente
à rede de hidrantes); Ausência de instalações
elétricas na área de armazenagem; Detectores de movimento
e Circuito Interno de TV.
06.
Caso a empresa necessite realizar uma consulta a qualquer documento, quais
são as ferramentas disponíveis para os usuários?
Proporcionamos ao cliente um sistema on-line, denominado WebCli, onde
os usuários poderão ter acesso ao banco de dados do acervo
(através de uma senha e Login). Este Sistema reproduz as seguintes
informações: departamento ou centro de custo, título
do documento, validade, data de expurgo, conteúdo das caixas, etc.
Todas as solicitações de serviços (fretes, consultas,
caixas novas, devoluções, entre outros) poderão ser
feitas através do WebCli.
07.
Que documentos devo enviar para a Archivum?
Normalmente, a probabilidade de consulta é maior para os documentos
do corrente ano, ou até do ano anterior. Assim, a empresa poderá
estar enviando para a guarda externa os documentos de dois anos atrás.
08.
Qual o prazo de atendimento das solicitações?
Os documentos ou caixas são entregues obedecendo-se ao seguinte
critério: solicitações enviadas até às
11:00h. são entregues na parte da tarde do mesmo dia, e as solicitações feitas após
este horário até às 16:30h. são entregues no dia seguinte, pela manhã.
09.
A empresa é obrigada a utilizar o transporte da Archivum?
A utilização do nosso sistema de entregas é facultativa,
podendo ser feita por frota própria ou terceiros. A consulta também
pode ser feita na ARCHIVUM, onde existem salas exclusivas para esta finalidade
com toda infra-estrutura necessária (telefonia, fax e copiadora
- visitas para consultas deverão ser previamente agendadas).
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