Estes processos são as alternativas mais eficientes para se armazenar e consultar grandes volumes de documentos.

A digitalização, uma tecnologia mais moderna, consiste na utilização de "scanners" que lêem cada documento e, através de um "software" próprio, armazena a imagem como um arquivo de computador.

Desta maneira a empresa utilizará CDs com os documentos gravados, sem a necessidade do manejo físico dos originais, reduzindo a quantidade de papéis do escritório, utilizando os recursos e a rapidez da informática.

Os custos dos CDs, os quais comportam até 20.000 páginas, e do software para leitura das informações digitalizadas são muito acessíveis, tornando o sistema uma ferramenta de trabalho prática, segura e de extrema facilidade de manuseio (conhecimentos básicos de informática).

A microfilmagem consiste em fotografar os documentos e armazená-los de forma reduzida em material que permita posterior visualização (rolos, cartões janela, microfichas, etc.).

É uma forma de gerenciamento da informação tão eficiente que possibilita encontrar qualquer dado ou informação, entre milhões, em minutos.

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